Construir un Workplace: un espacio donde trabajar con excelencia

En entradas anteriores hemos hablado sobre la necesidad de ocultar nuestro sistema de calidad (o, mejor, hacerlo indistinguible de los sistema que se utilizan en el trabajo diario) y de evitar la profusión de formularios en Excel.

La idea básica es crear un espacio de trabajo en la red (o en la nube) que ofrezca a los miembros de la organización todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo diario. Estas herramientas deberán estar integradas con nuestro sistema de aseguramiento de la calidad de forma que la propia actividad de cada usuario nos permita obtener la información e indicadores que necesitamos.


Años atrás era una tarea titánica y, seguramente, inviable. Ingentes esfuerzos se han dedicado a implantar Intranets, gestores de contenidos, etc para comprobar que la única manera de que alguien se conectará era regalar un iPad a la persona que fuera más activa.

Afortunadamente esta situación está cambiando y ahora disponemos de potentes herramientas para crear espacios de trabajo realmente útiles que hagan que las personas, en vez de verse obligadas a utilizarlos, quieran hacerlo.

En próximas entradas hablaremos de cómo Google Apps for Business, Sharepoint/Office 365/Azure, Redmine, EdX o GIT pueden ayudarnos, pero antes debemos definir qué necesitamos.

EL WORKPLACE:

El principal requisito de un Workplace es que sea útil para realizar nuestro trabajo. Si tenemos que estar continuamente comprobando cuánta gente se ha conectado o realizando campañas de comunicación para fomentar su uso, vamos mal. Sé que cuesta reconocerlo pero es la verdad; los usuarios no son los culpables, son personas inteligentes que se buscan la vida para realizar su trabajo de la mejor forma posible. Si no se conectan a nuestro Workplace es porque no les aporta nada.

Dicho esto, vamos a ver qué herramientas deberíamos ofrecerles en primera instancia:

El Gestor de Contenidos: es una de las piezas importantes del espacio de trabajo. Debe permitir a todo el mundo publicar contenidos de forma ágil, protegerlos, clarificarlos, buscarlos, etc. Habrá, por supuesto, documentación corporativa protegida pero también debe haber espacios públicos y privados. ¿Por qué no podemos dejar que una persona tenga su propio blog en nuestra red?. Aquí hablamos de Wikis, Blogs, Portales, Tags, lectores de noticias, etc. Un tema importante: arrastrar un documento desde nuestro ordenador o dispositivo móvil al espacio de trabajo debe ser suficiente. Si pedimos al usuario que rellene un formulario cada vez que quiera publicar algo, sólo estamos poniendo trabas. La clasificación del contenido debe ser automática o venir después.

Comentarios: no es que sea una herramienta en sí pero quiero recalcar la importancia de permitir a la gente comentar cualquier cosa que se encuentren en el Workplace. Los comentarios nos dan una idea sobre el impacto que tienen las publicaciones y nos permiten mejorarla (por cierto, en este blog también se agradece vuestra opinión). En última instancia, estos comentarios deberían ser la base de nuestro sistema de lecciones aprendidas.

Control de versiones: nuestro sistema de gestión de contenidos debe ofrecernos de forma automática (transparente para lo usuarios) un sistema que nos permita consultar el historial de cambios de cualquier contenido y recuperar las versiones anteriores. También son útiles sistemas de Checkin/Checkout (aunque estos sí requieren de la intervención activa del usuario) y ya hablaremos de ellos cuando nos ocupemos del control de la configuración.

Mensajería instantánea: es uno de los sistemas más útiles y apreciados por los usuarios. Indefectiblemente debe ofrecernos control de presencia para saber si nuestros mensajes serán vistos según los enviemos. WhatsApp ha cambiado un tanto en panorama en este área pero sigo pensando que es un sistema imprescindible en cualquier organización



Comunidades: el Workplace debe permitir a usuarios con intereses similares compartir información (conocimiento) creando espacios privados o públicos. Hablamos aquí de portales, foros, etc. Iros preparando, no vais a conseguir mucho con estas herramientas en primera instancia pero deben estar disponibles. Nunca hay que perder la esperanza
Si no lo digo, Octavio me mata, así que, lo digo. Las comunidades no tienen porqué ser virtuales, las personas pueden formar comunidades sin necesidad de que haya herramientas informáticas de por medio. Cuando afrontamos la implantación de este tipo de plataformas siempre nos olvidamos de este hecho.En la cafetería se establecen las mejores comunidades.

Redes Sociales: crear una red social en una organización es siempre decepcionante (ver Frases Memorables: voy a crear una red social en mi empresa). Es una cuestión de volumen. En Internet hay miles de millones de usuarios y en tu empresa habrá decenas o centenas. Sólo unas pocas pueden hablar de miles o decenas de miles. Sin embargo, si podemos aprovechar algunas herramientas comunes en las redes sociales en el Workplace. Por ejemplo, deberíamos poder hacernos fan de una persona (seguir su actividad y publicaciones) o disponer de algoritmos que nos permitan determinar la relevancia de un contenido. Y, por cierto, una Red Social no es lo mismo que una Comunidad. En la Comunidad participa gente con un mismo interés y puede ser moderada o controlada (aunque yo no lo recomiendo), mientras que las relaciones en las redes sociales se crean de forma libre. Si queréis que funcionen no vais a poder intervenir en ellas.

Gamificación: está demostrado que las personas tienen amor propio, son bastante egoístas y siempre buscan el reconocimiento de los demás. En este hecho radica parte del éxito de las redes sociales (o la Web 2.0). ¿Publicamos en Twiter de forma altruista o buscamos ser escuchados y reconocidos?. Sea como fuere, las herramientas de gamificación (en su versión más simple) nos permiten valorar los contenidos publicados por otros, conocer nuestra influencia en la red, reconocer el trabajo de los compañeros, establecer rankings, etc. Hablaremos más de este tema...

Gestión de Proyectos: todas las herramientas anteriores pueden resultar muy interesantes pero, en realidad, lo que buscamos es que el Workplace se utilice para trabajar. Cada uno de nuestros equipos de
trabajo deberá tener un espacio privado donde poder almacenar los documentos que van generando teniendo la opción de hacerlos públicos de forma sencilla si los consideran útiles para el resto de la organización. Como mínimo, el sistema deberá tener un sistema de gestión de tareas/actividades y un workflow. Paneles Kanban o Scrum son también muy apreciados así como los calendarios,  gestión de contactos, sistemas de gestión de incidencias, cuadros de manda, gestión de KPIs, etc. Y no lo olvidéis, el sistema de aseguramiento de la calidad es un proyecto más. Si las herramientas que ofrecéis a un Jefe de Proyecto no son las mismas que utiliza el Responsable de Calidad, uno de los dos está trabajando de forma ineficiente.

Los Clientes: no son una herramienta, claro está (¿o si? :)). Pero es importante analizar y  valorar cuál va a ser su papel en el Workplace. En mi opinión, los clientes deberían poder acceder a los espacios de trabajo de los proyectos que estamos realizando para ellos aunque sea de forma limitada. Se les debería ofrecer un espacio donde ver informes de seguimiento, actas de reunión, indicadores, entregas, demos de los productos, etc. Tenerlos pululando por nuestra red es siempre peligroso pero los beneficios potenciales son muy elevados. Nosotros lo hicimos en Altran y el resultado ha sido excelente

Formación: y, cómo no, el Workplace deberá ser también un espacio que para aprender. Es gestión del conocimiento se dice que las empresas deberían aspirar en su máximo nivel de desarrollo a convertirse en "Learning Organizations". Por supuesto, las comunidades de practica, los foros, wikis y demás son una fuente inmensa de formación, pero también debemos disponer de herramientas específicas. En los últimos tiempos el concepto de MOOC (Massive Open Online Courses) está arrasando en la red. Como os he comentado, he trabajado muchos años en proyectos de I+D en el área de la educación a distancia y eLearning y sólo ahora los veo florecer. También hablaremos (y mucho) de este tema.

Encuestas: la gamificación, los comentarios a los contenidos o la participación en foros y comunidades son buenos indicadores para conocer el grado de difusión del Workplace que nos evitarán tener que preguntar a los usuarios sobre su utilidad. Pero siempre es necesario realizar análisis más detallados de otros aspectos así que nos vendrá bien un sistema que nos permita definir y enviar encuestas y analizar los resultados.

Multiplataforma: ¿de verdad le vamos a dedicar esfuerzos a conseguir que la gente de se a nuestra plataforma usando un navegador y un ordenador?. Negar el acceso mediante un smart phone,  una tablet o una smart TV es, sencillamente, una temeridad.




Integración: elijáis las herramientas que elijáis, siempre deberán ofrecer un sistema para conectarlas con otras y para poder extenderlas.Nunca se debe implantar un sistema cerrado o aislado del mundo en el que, para añadir una nueva funcionalidad, tengas que contratar una ampliación al proveedor. No digo que no lo contrates -él es quién mejor conoce la herramienta- pero, si tienes un departamento competente de IT, deberías poder hacerlo tu mismo o plantear cualquier combinación de estas dos posibilidades

Y lo dejo aquí. Podríamos hablar (y lo haremos) de sistemas de control de configuración, PDM, gestión de incidencias y problemas, flujos de trabajo (workflows), gestión de peticiones de servicio, etc Pero, por el momento, es suficiente con estas herramientas.

Posiblemente estés pensando que es imposible o carísimo implantar y mantener todas estas plataformas pero no es así. Podéis hacerlo en un par de días con Google Apss for Business o Sharepoint/Office365/Azure, por mentar las apuestas de las empresas líderes en este sector.

Por último, quizás estéis pensando: ¿dónde está la gestión del aseguramiento de la calidad en todo esto?. Os prometo que irá apareciendo poco a poco. Pero recordad, estamos hablando de "el arte de ocultar nuestro sistema de gestión de la calidad"