¿Debo decantarme por Google Apps for Business?

Google Apps for Business ofrece algunas funcionalidades alucinantes, baratas y fáciles de implantar en cualquier organización (más...). Aunque también hay algunas sombras. En este artículo intentaré daros las claves para tomar la decisión de implantar esta plataforma en vuestra organización o, en otras palabras, para decidir si debéis subiros a la nube (más...) de la mano de Google.

LUCES

EL PRECIO: es una solución realmente barata considerando todas las funciones que ofrece (máximo 40 euros/usuario/año). Puede incluso ahorrarte costes si eliminas los servidores que tengas en tu red o favoreces el tele-trabajo (esto es cuestionable, lo sé)

LA FACILIDAD DE INSTALACIÓN: en realidad no tienes que hacer nada, lo contratas y lo usas.

LA USABILIDAD: la mayor parte de los usuarios están familiarizados con las herramientas de Google así que se adaptarán fácilmente cuando dispongan de ellas en su empresa

LA EXTENSIBILIDAD: la plataforma dispone de una API (decenas de ellas en realidad) completísima que te permitirá ampliar las funcionalidades hasta dónde quieras llegar. Eso sí, programar sobre Google requiere de conocimientos muy específicos. No es difícil, pero tampoco es fácil

LA INTEGRACIÓN: es difícil encontrar una sola plataforma que ofrezca tantas funcionalidades en su versión más básica.

LA COMUNICACIÓN: disponer de un sistema de vídeo-conferencia (si tienes WebCams) en el que pueden participar decenas de personas simultáneamente, poder grabar la sesión, publicarla en YouTube en un canal privado o público o transmitir una charla casi en tiempo real por YouTube (con una latencia de apenas dos minutos) son herramientas que, hasta ahora estaban al alcance de muy pocos. Si a esto le unes la posibilidad de compartir el escritorio o de que varias personas trabajen sobre el mismo documento (en formato Google) en tiempo real, la plataforma roza la ciencia ficción. Y podemos seguir: redes sociales, portales Web/Mobile, Wikis, Foros, lectores de noticias, etc.

ACCESO MÓVIL: podrás acceder a todo lo que hagas desde cualquier Smart Phone, una Tablet o una Smart TV. Dejarás de preocuparte sobre cómo se conectan los usuarios a tu sistema de gestión.


LUCES Y SOMBRAS

EL BUSCADOR: el buscador de Google lo encuentra todo. Y esto es bueno y malo. A veces también se muere de éxito. Si buscas encontrar un documento concreto a partir de una clasificación vas a tener problemas. Si no sabes muy bien dónde está lo que buscas, tienes en tus manos la mejor de las herramientas

LA INTEGRACIÓN CON MS OFFICE: Google no soporta MS OFFICE. Su alternativa era conocida como Google Docs (ahora integrada con el DRIVE). Puedes, por supuesto, subir documentos de MS Office, pero si quieres trabajar con ellos en tiempo real con otras personas tendrás que convertirlos al formato de Google. Existen alternativas para WORD, EXCEL y POWERPOINT aunque todas ellas con mucha menos potencia. Eso sí, ¿cuántas personas usan en tu empresa las funciones avanzadas de Office?. Quizás merezca la pena plantearte el cambio

LOS CONEJILLOS DE INDIAS: la estrategia de Google es lanzar al mercado aplicaciones en versión Beta (o menos). Es consciente que tiene millones de usuarios dispuestos a probarlas y a ofrecerle sugerencias de mejora así que no se molesta demasiado en que salgan al mercado niqueladas. Si eres un usuario particular, te aguantas. Si trabajas en una empresa, la cosa cambia. Cuando yo empecé con Google Apps for Business, Google+ no estaba integrado, tampoco YouTube. El Drive daba muchos problemas y la consola de administrador era lamentable. Todo ello ha ido mejorando pero seguro que aún no es perfecto. Lo bueno, irás disponiendo cada vez de mejores herramientas (a veces ni te enteras de los cambios), Lo malo, tendrás que soportar ciertas limitaciones hasta que Google se decida a resolverlas.

CONTROL DE VERSIONES: Google guarda hasta 100 copias de un mismo fichero durante 3 meses. Hasta aquí todo bien. Puedes recuperar cualquier de ellas pero las perderás tras tres meses. Existe la posibilidad de consolidar una versión y de hacer Check In/Check Out pero hay que acordarse lo cual no suele ocurrir. Desde luego, el sistema de control de versiones no es el fuere de Google

SOMBRAS

EL DRIVE: es una herramienta potente y, además, te ofrece 30Gb de almacenamiento. Hasta aquí todo
bien. Pero el Drive fue diseñado con una filosofía que pretendía ser innovadora y que fue descartada a mitad del camino. El resultado: ni chicha ni limoná. Google decidió descartar el uso de carpetas sustituyéndolas por etiquetas. De esta manera podías enlazar el mismo documento con dos localizaciones (carpetas) con sólo añadirle las dos etiquetas correspondientes. Una idea gloriosa que no caló en la comunidad y que fue revertida por aclamación popular. Decidieron entonces volver al tradicional sistema de archivos con una jerarquía de carpetas. Y, sin embargo, las etiquetas siguen allí haciendo que el sistema no funciones tan bien cómo debería.

LA PRIVACIDAD: tiene dos vertientes. La primera tiene que ver con almacenar la información de tu empresa o tus proyectos en la Nube (yo me fío de Google, temas de espionaje a parte) pero es muy probable que tus clientes no quieran ni oír hablar de la nube, especialmente si trabajas en el sector militar o aeronáutico. Chequea este tema con tus clientes principales antes de decidirte. La segunda tiene que ver con la forma en que Google integra las cuentas particulares con las empresariales. Yo tengo un usuario en Google+ de mi empresa y otro particular y ambos son gestionados por Google de forma conjunta. A veces me cuesta saber si cuando publico lo hago en mi empresa o en la red. De la misma forma, es posible agregar personas externas a la empresa a los círculos y comunidades lo que potencialmente puede crear problemas importantes de seguridad. Tienes opciones en la consola de administrador para controlar este tema, pero la sola posibilidad de que puedas equivocarte y abrir tu red a personas ajenas a la empresa, merece una reflexión profunda.

EL BACKUP: he estado dudando pero me he decido finalmente por ponerle en las sombras. Es cierto que no vas a perder ficheros. Google garantiza un 99,99.. de fiabilidad. También dispondrás de las últimas 100 versiones de un documento durante 3 meses y podrás consolidar versiones para tener varias copias. Suficiente, en general, pero hay un problema. Si alguien borra algo y luego lo elimina de la papelera, los contenidos se pierden y no hay copias de seguridad para restaurarlos. VAULT es una aplicación que se puede contratar para solucionar este problema. Siendo tan crítico, me parece que debería venir incluido en la plataforma básica y, por eso, cubro el backup con una sombra, aunque sea un tanto difusa


En definitiva:

Considera la privacidad de la información que piensas subir a la red. Si es un tema critico evalúa en detalle los riesgos. Consulta con tus clientes si tienes dudas

Ten en cuenta que la plataforma irá cambiando sin previo aviso y que algunas opciones no funcionen exactamente cómo piensas que deben hacerlo. Google irá solucionado los problemas pero quizás no cuando tú lo necesitas

Valora la potencia y precio de la plataforma. Si no tienes necesidades demasiado específicas, es muy probable que con un coste ridículo tengas en tus manos una de las mejores herramientas del mercado

Considera el sistema de back-up. Tendrás copias de seguridad de los ficheros y no se caerá el servidor, pero esto no es lo mismo que tener almacenada toda la información de tu empresa en cintas día a día o semana a semana.

Si el Control de Versiones o la Gestión de la Configuración son aspectos críticos en tu negocio quizás debas plantearte otras opciones o considerar alguna solución mixta.

Considera el uso que haces de MS Office. Si tu empresa se basa en este tipo de documentos y utilizáis toda la potencia de esta herramienta (otra de las maravillas de la tecnología), podrás usar Google aunque de forma limitada (mejor de lo que lo haces actualmente aunque Microsoft tiene alternativas más potentes)