Por favor, no más Excels

20 años atrás, un sistema de aseguramiento de la calidad consistía en una inmenso conjunto de archivadores en el que las diferentes áreas de la empresa iban almacenando formulario tras formulario en papel (si no lo hacía el Departamento de Calidad para toda la empresa) con sus firmas y toda la parafernalia asociada.

LA PREHISTORIA

A medida que se iban sucediendo (o sufriendo) las auditorías externas se iban acumulando las no-conformidades que, indefectiblemente, se resolvían creando nuevos formularios o "mejorando" los que ya estaban implantados. Añado un check por aquí otro por allá. Total, si lo van a completar de todas formas, que más les da rellenar cinco o veinte campos más.

Yo he sufrido este proceso desde las dos perspectivas. Como Jefe de Proyecto, rellenando papel tras papel la noche anterior a la auditoría, firmando con tres bolis de colores diferentes cada uno de ellos (perdonadme, era joven). Y como Responsable de Calidad, analizando formulario tras formulario y escuchando explicación tras explicación sobre por qué uno de cada tres formularios estaba firmado en negro, azul o rojo o por qué los papeles estaban aún calientes, recién horneados por la impresora a pesa de su antigüedad.

Como todos, caí en la trampa y mis formularios fueron cada vez más y cada vez más complejos a la par que aumentaba su utilidad para dar respuesta a las preguntas de los auditores. Hasta que un día me agoté y decidí "limpiar" el sistema de forma sistemática cada tres años. Y no me refiero a analizar sus defectos y plantear diferentes mejoras. Cada tres años lo tiraba abajo y lo reconstruía desde cero, un proceso que creo sinceramente dignificaba mi trabajo y me permitía dormir mejor por las noches.

Eran otros tiempos y otro concepto de la calidad.


LA IRRUPCIÓN DE EXCEL

Afortunadamente, llegó la tecnología y las redes, primero locales y luego, públicas, y estos papeles se transformaron en documentos Excel que, con suerte, se almacenaban en un servidor de ficheros con tantas carpetas como archivadores tuviéramos en su momento.

Al final, más de lo mismo, los "usuarios" del sistema se ven obligados a rellenar formularios que resultan ajenos a su trabajo diario con el único objetivo de contentar a la organización o un auditor.

Tampoco el Responsable de Calidad gana mucho con este planteamiento. Recibe cientos de ficheros Excels que debe procesar de forma manual para poder reportar a la dirección la situación de un sistema que, en no pocas ocasiones, está demasiado alejado de la realidad.

Aparecen así los técnicos de calidad (profesionales o becarios) encargados de procesar los datos de los Excel originales para consolidarlos en otro Excel "maestro" y añadir un montón de preciosos gráficos de barra, estrella o lo que convenga. De nuevo, más de lo mismo (por cierto, quizás un día, publique algo sobre cómo procesar un conjunto de ficheros Excels de forma automática y poder así dedicar nuestros recursos a tareas más valiosas).

LA RED Y LA NUBE

Pues bien, rellenar un formulario Excel cuesta lo mismo que completar un formulario Web, y éstos sí podemos procesarlos de forma sencilla. Diseñarlos y publicarlos tampoco es mucho más complicado, sólo hay que tener unos conocimiento básicos que, afortunadamente, ya todos tenemos gracias a la Web 2.0 (poco me gusta este nombre, pero bueno) y a redes sociales como Facebook, Twiter o Linkedin.

En los próximos artículos hablaremos de cómo podemos utilizar algunas herramientas para facilitar este proceso de recopilación de información y, sobretodo, de cómo integrarlas en el trabajo diario de los colaboradores de nuestra empresa. Quizás así dejemos de escuchar lo de "esta noche tengo que rellenar eso que me pide el de calidad".

Hablaremos de alguna herramienta comercial como Sharepoint de Microsoft (más información...), un sistema relativamente caro pero alucinante en su versión de 2013, y sus posibilidades cuando se conecta con otros servicios como MS Exchange u Office 365 (la apuesta de Microsoft en la nube).

Hablaremos de Google Apps for Business (más información...), o de cómo montar todo un sistema de gestión del conocimiento y gestión de calidad por menos de 40 euros año por usuario (más información...). ¿Sois 50 en la empresa?, por 2000 euros al año podéis tener la tecnología más avanzada de la nube a vuestra disposición, accesible, por supuesto, desde cualquier dispositivo móvil.

Hablaremos también de sistemas Open Source que pueden facilitarnos la vida para, por ejemplo, gestionar las no-conformidades, establecer planes de acción o controlar la eficacia (más información...). Nunca he entendido porqué no utilizamos los mismos sistemas de gestión de proyectos para gestionar los planes de acción asociados a una no-conformidad o a un proceso de mejora. Exigimos a los ingenieros que establezcan planificaciones, seguimiento y demás en sus proyectos y nosotros andamos registrando acciones en un Excel. Plataformas como RT, Mantis o RedMine nos pueden facilitar mucho la vida.

Y hablaremos de cuadros de mandos e indicadores y de cómo generarlos automáticamente a partir de toda la información que nos ofrecen las otras herramientas

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