Toca ahora hablar de la solución del otro gigante de la tecnología americana: Microsoft. Aunque esta empresa también ofrece una solución en la Nube conocida como Office265, vamos a centrarnos en Sharepoint Services (en su última versión de 2013). Así podremos comparar dos plataformas que ofrecen una funcionalidad similar a pesar de estar basadas en conceptos diametralmente opuestos.
Navegando, he encontrado una imagen que expresa bastante bien qué es Sharepoint y cómo debería usarse para construir un Workplace integrado con nuestro sistema de gestión de la calidad:
LUCES
LA ESTABILIDAD: a diferencia de la propuesta de Google, SP es una plataforma cerrada que podemos mantener estable y controlada en cuanto a la funcionalidad que ofrecemos a los usuarios. Por supuesto, tiene un sistema de actualizaciones automáticas, pero nunca nos encontraremos con grandes sorpresas
LA FIABILIDAD: aunque no es el fuerte de Microsoft (todos conocemos la pantallas azules aunque poco a poco van desapareciendo), os aseguro que SP hace lo tiene que hacer y cómo se espera que lo haga. Es un sistema mucho más robusto que el de Google y sale al mercado mucho mejor consolidado.
OFFICE: ni que decir tiene que Microsoft dedica ingentes esfuerzos a mantener la primacía de esta suite de aplicaciones en el mercado. Su integración con el resto de los servicios empresariales es, por tanto, bastante buena, especialmente si tenéis a vuestra disposición Windows 7 o Windows 8 y los corrrespondiente IE10 o IE11; con navegadores más antiguos la experiencia de usuario es sensiblemente peor.
LA EXTENSIBILIDAD: al igual que la plataforma de Google, la de Microsoft ofrece un extenso conjunto de APIS que nos permitirán extender los servicios que ofrecemos hasta donde queramos llegar. Aquí SP saca algo de ventaja al disponer de herramientas de desarrollo tan potentes como Visual Studiio 2012. De todas formas, aquí ya estamos hablando de una tarea para un Departamento de IT con buenos conocimientos de la arquitectura de servicios empresariales de Microsoft
CONTROL DE VERSIONES: el sistema de gestión documental y control de versiones de Sharepoint es mucho más limpio y accesible que el de Google. No hay limitaciones en cuanto al número de versiones que se van almacenando de forma automática y existen posibilidades para consolidar, por ejemplo, las sucesivas versiones que enviamos al cliente. También se dispone de un sistema de Check-In / Check-Out
LA SEGURIDAD: Sharepoint se integra con el dominio corporativo de MS (inviolable hasta el momento). Por defecto, no permite el acceso a usuarios externos. Es posible pero un tanto engorroso. Aquí esta plataforma aventaja claramente a la de Google en cuanto al control que nos ofrece.
EL WORKFLOW Y LA GESTIÓN DE TAREAS: son elementos nativos de Sharepoint que funcionan de maravilla. Pueden además integrarse sin dificultad con Microsoft Project, una de las mejores herramientas del mercado en este sector en su versión empresarial
LUCES Y SOMBRAS
LA COMUNICACIÓN: aunque la plataforma nos ofrece portales Web, sistemas de alertas, redes sociales, blogs, wikis, news feeds, etc. carece de un sistema de comunicación en tiempo real. Es decir, no tiene mensajería instantánea / chats, compartición del escritorio o audio y vídeo conferencia. Aunque aquí tenemos la opción de instalar LYNC que hace precisamente esto. El problema es que requiere licencias y certificados digitales.ACCESO MÓVIL: desde luego es posible y se obtiene de forma automática. Sin embargo la penetración de Android en el mercado es mayor y no está claro si esto va a cambiar. He puesto la movilidad entre luces y sombras porque, a pesar de todo, puedes acceder a SP con casi cualquier móvil aunque la experiencia no sea la misma.
LA USABILIDAD: la plataforma se usa de una forma realmente sencilla. No son necesarios conocimientos técnicos. En la versión 2013, el interfaz se ha modificado para parecerse al de Office con el que los usuarios están más familiarizados. Sin embargo, casi todo el mundo ha usado gMail o Google+ y es más fácil para ellos (especialmente los jóvenes) entender el funcionamiento de Google Apps for Business.
LA PROPIEDAD Y EL BACKUP: la plataforma es tuya, está instalada en tu red y, por tanto, tú la controlas. Tener los proyectos de los clientes en un servidor corporativo aislado es requisito indispensable en el sector militar o aeronáutico. Más con las últimas noticias que llegan sobre el espionaje. Hay también sombras al estar más expuesto a caídas del servidor, fallos en la infraestructura de la empresa, etc. El backup queda también en tus manos así que debes dedicar recursos y tiempo a asegurar que se realiza correctamente.
EL DRIVE: Sharepoint no tiene una herramienta para manejar los documentos en un espacio local y sincronizarlos de forma automática con el servidor. Aunque podrás instalarte SkyDrive (una referencia clara a la nube que recientemente se ha rebautizado como OneDrive). Esta herramienta es gratuita así que no es un gran inconveniente pero obliga a realizar más instalaciones en los terminales de los usuarios
SOMBRAS
EL PRECIO: un servidor Sharepoint, en su versión Enterprise, es relativamente caro y además debes adquirir licencias por cada usuario. La inversión en licencias para una empresa pequeña es poca pero el coste del servidor quizás demasiado elevado. Para una empresa grande, el coste del servidor es manejable pero el coste de las licencias puede ser realmente elevado.En cualquier caso, existe una versión "Estándar" algo más barata y otra totalmente gratuita (Foundation), de funcionalidades más limitadas (más información...) aunque válida para pequeñas y medianas empresas.
La existencia de tres versiones (Foundation, Estándar y Enterprise) me ha hecho dudar sobre en qué lugar colocar las consideraciones en cuanto al precio. Sin embargo, queda en la sombras ya que también hay que añadir el coste de los servidores, sistemas de backup, personal de soporte, etc. Eso sí, si optas por Office 365, evitarás estos problemas.
LA PUESTA EN MARCHA: instalar un servidor Sharepoint no es una tarea sencilla ya que se debe integrar con el resto de los servicios empresariales de Microsoft. Así que tendrás que hablar con IT y quizás necesiten unas cuantas semanas para tenerlo todo listo. Los cambios de versión o actualizaciones también deben ser controlados.
En definitiva:Si buscas seguridad, privacidad e integración con Office debería ser tu plataforma.
Si lo que quieres es una puesta en marcha rápida de la plataforma y olvidarte de los problemas relacionados con la infraestructura o el acceso de los usuarios, busca otras alternativas.
Evalúa el coste. No sólo de la plataforma o las licencias. Tu departamento de IT deberá mantener uno o varios servidores (se suelen instalar varios en una granja), asegurar el backup y dedicar tiempo inicialmente para dar soporte a los usuarios en la instalación de herramientas satélites como Lync o OneDrive. Se instalan muy fácilmente, pero siempre requieren atención.
Considera la potencia del control de versiones de Sharepoint. Si lo que buscas es mejorar tu sistema de control de la configuración, es una buena opción.
Es posible que incurras en costes adicionales de formación tanto de los usuarios finales como del departamento IT si no conocen en profundidad la arquitectura de Microsoft
Estarás asilado, dar acceso a clientes y proveedores es relativamente sencillo pero requiere intervención de los administradores del dominio. Esto es, simplemente, bueno y malo; todo depende de cuales sean los objetivos de tu negocio
Sólo quiero darle las gracias por el trabajo que hacen y su voluntad de compartir. Ha creado materiales pendientes y todos nos beneficiamos de su generosidad.
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