jueves, 4 de junio de 2015

Guía Práctica para Gestionar la Innovación (III): el Capital Intelectual

En la primera entrega hablamos de Estrategia, Cultura, Ideas y Vigilancia para, en la segunda, ocuparnos de aspectos más operativos como el Análisis del Contexto, la identificación de Riesgos y Oportunidades, la gestión de la Cartera de Proyectos y la necesidad de establecer un plan para Divulgar y Explotar los Resultados de la investigación.

En esta tercera parte ofreceremos detalles sobre la Gestión del Capital Intelectual, la creación de un Inventario de Activos Intangibles y sobre cómo Proteger los Resultados de la Investigación.

Terminaremos la serie (eso espero, esperaba que fueran sólo dos artículos y ya llevo tres) poniendo un poco de orden en todos estos procesos y explicando cómo pueden organizarse siguiendo las directrices de la norma UNE 166002.

EL CAPITAL INTELECTUAL Y ACTIVOS INTANGIBLES

El Capital Intelectual es el conjunto de activos intangibles que posee una empresa. Aunque existen muchas definiciones, personalmente prefiero utilizar una de uso común en el el mundo contable:

"Los archivos intangibles son derechos susceptibles de valoración económica, identificables, medibles y con capacidad de aportar beneficios futuros"

Son menos de 20 palabras pero engloban los aspectos más relevantes relacionados con la gestión del Capital Intelectual.  Viene a decir que los Activos Intangibles pueden y deben ser identificados, cuantificados y valorados pues son objeto de comercio y, por tanto, capaces de aportar beneficios a la compañía. En este sentido, se  estima que los Activos Intangibles pueden llegar a constituir el 80% del valor de una empresa y, sin embargo, no solemos prestarles la suficiente atención.

Parte de este capital lo constituyen los recursos humanos y, aunque parezca extraño, sí dedicamos ingentes esfuerzos a protegerlos. En muchas empresas se firman Acuerdos de Confidencialidad, se incluyen cláusulas específicas en los contratos o se establecen políticas para identificar y recompensar al personal clave en un intento por evitar que abandonen la organización llevándose unos conocimientos de valor incalculable.

En cuanto al resto, existen infinitas clasificaciones y todas ellas incluyen elementos no directamente relacionados con la I+D+i. Aquí os propongo una elaborada por la Oficina Española de Marcas y Patentes (la podéis encontrar con mucho más detalle al final de este excelente documento sobre la gestión del capital intelectual):
  • Elementos Distintivos: el nombre de la empresa, marcas y nombres comerciales registrados, logotipos y otros elementos gráficos y multimedia (vídeos, esa cancioncilla que identifica a algunas empresas, etc), dominios en Internet, identificadores en redes sociales y otros elementos de la identidad corporativa incluyendo los de marketing (folletos, carteles, membretes, presentación corporativa, el fondo o el salvador de pantallas, etc.).
  • Reputación: referencias comerciales de clientes, proveedores y usuarios, homologaciones y aceditaciones, autorizaciones administrativas, patrocinios, responsabilidad social corporativa, certificaciones técnicas, etc.
  • Productos: programas software (de uso interno o desarrollados para terceros incluyendo especificaciones, diseños, manuales de usuario, casos de uso, etc.), licencias de software, manuales y procedimientos internos, metodologías de gestión, publicaciones técnicas y científicas, formación, bases de datos, diseños y planos de ingeniería, resultados de la investigación y desarrollos tecnológicos, procesos de fabricación y productos, secretos industriales, publicaciones técnicas y científicas
  • Contratos y Acuerdos: acuerdos de confidencialidad, de licencia, de cesión, de colaboración, alianzas estratégicas, franquicias, acuerdos de no-competencia, no interferencia, colaboraciones con universidades, convenios, etc.
  • Clientes y Proveedores:  know-how comercial (conocimiento del mercado, de los clientes), listados de clientes y proveedores, contratos, redes de distribución, etc.
  • Gestión Empresarial: estrategia, misión, visión y valores, códigos éticos, políticas, planes de negocio, planes de formación, planes de comunicación y marketing, redes de contactos, sistemas de gestión, etc.
  • Propiedad Intelectual e Industrial: nombres comerciales, marcas, patentes y modelos de utilidad, diseños estéticos (registrados o no), etc.

EL INVENTARIO DE ACTIVOS INTANGIBLES

Aunque no es muy frecuente, al menos en España, algunas organizaciones publican un Libro de Capital Intelectual, en el que se detallan todos estos elementos y la forma en que son gestionados y protegidos.

Sin embargo, para el tema que nos ocupa es suficiente con asegurar que somos capaces de crear y gestionar (o contribuir si la empresa ya dispone de uno) un inventario de estos activos. Por tanto, deberemos establecer un proceso que nos permita
  • Identificarlos: en los planes de Divulgación y Explotación de los Resultados de cada proyecto de I+D+i deberían estar ya identificados los Activos Intangibles que se generarán como resultado de la investigación, el desarrollo tecnológico o la innovación. Será labor de la Unidad de Gestión de la I+D+i conocer el grado de desarrollo de estos activos y asegurar su correcto registro en el Inventario de Activos Intangibles
  • Documentarlos: los activos generados deberán quedar registrados y correctamente documentados en un inventario incluyendo:
    • Naturaleza según la clasificación anterior
    • El propietario, el Autor, la fecha de creación y actualización
    • Valoración para la empresa (idealmente una valoración económica aunque, si no es posible, se puede utilizar algún tipo de escala). Si hacemos las cosas bien, deberíamos estar hablando de un valor contable, imprescindible si estamos considerando la propiedad industrial. 
    • Previsiones: cuando hablamos de I+D+i, también deberíamos incluir consideraciones sobre el valor presente y futuro de cada activo así como sobre los factores que podrían afectar dicha valoración. En definitiva, deberíamos incluir un análisis de riesgos y oportunidades asociado a cada activo
    • Prioridad o relevancia para la organización
    • Ámbito de aplicación y partes interesadas
    • Ubicación (física, electrónica)
    • La forma en que están protegidos incluyendo el periodo de vigencia
    • La forma en que se serán explotados/comercializados (licencias, franquicias, uso interno, incremento del know-how, cesión de patentes, patent-box, etc.)
  • Gestionarlos: quién gestiona el inventario, cómo se incorporan y retiran los activos, procesos de revisión y auditoría, formación del personal, divulgación interna o externa
PROTEGER LOS ACTIVOS INTANGIBLES

Como ya hemos comentado, no sólo es necesario establecer planes (normalmente dentro del Plan de Divulgación y Explotación de Resultados de cada proyecto) para incrementar nuestro Capital Intelectual y registrar cada uno de los activos intangibles generados. También deberemos planificar cómo serán protegidos y establecer mecanismos para garantizar dicha protección.

El Capital Humano forma parte de nuestro inventario de activos intangibles y, como tal, debemos establecer los mecanismos necesarios para protegerlo. Éstos pasan por las políticas de recursos humanos (para evitar su fuga), por la firma de acuerdos de confidencialidad y por la formación y concienciación.

En cuanto a los resultados de la investigación y las innovaciones tecnológicas, la Propiedad Intelectual, nace con la autoría de una obra y, por tanto, no necesitamos realizar acción alguna para obtenerla (el famoso símbolo del copyright "@" es más un elemento disuasorio que un garante de unos derechos que ya poseemos). Por el contrario, la Propiedad Industrial se obtiene con el registro y, en consecuencia la posee quién primero la reclama.

Pero demostrar ser el autor de un obra o invención original o haber sido el primero en registrarla puede resultar muy complicado, de ahí que resulte necesario emplear mecanismos que garanticen nuestros derechos frente a la copia o la usurpación y no preparen para enfrentarnos a posibles litigios:
  • El Secreto Industrial: sirve para proteger cualquier información que se considere valiosa sea de tipo técnico, comercial o estratégico. La difusión no autorizada de los secretos empresariales esta penada por una leyes contra la competencia desleal, las cuáles protegen nuestros derechos siempre y cuando seamos capaces de demostrar que hemos empleado todos los medios a nuestro alcance para mantener dicho secreto. Y no es una tarea sencilla establecer un sistema eficaz para salvaguardar el secreto empresarial. Entre otras cosas, deberíamos:
    • Identificar y describir de forma adecuada la información que queremos proteger. 
    • Implantar mecanismos para proteger dicha información (sistemas informáticos, cajas fuertes, etc.)
    • Establecer y comunicar a los empleados las normas sobre clasificación, manejo y custodia de la información sensible 
    • Establecer cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales
    • Incluir cláusulas similares en todos los pedidos a proveedores y contratos con socios
    • Realizar inspecciones y auditorías para comprobar que las normas establecidas se están cumpliendo
  • El Registro de la Propiedad Intelectual es un mecanismo formal, sencillo, rápido, barato y confidencial de conseguir una prueba de autoría.
  • Patentes y Modelos de Utilidad: son títulos otorgados al autor de una invención mediante los cuáles se le concede el derecho a su explotación en exclusiva en un determinado territorio (20 años en el caso de la patente y 10 años para los modelos de utilidad). Patentar es todo un arte y una práctica que fácilmente puede volverse en nuestra contra. Algún día escribiré sobre la guerras que se están librando entre las grandes corporaciones y la indefensión a la que quedan sometidos los pequeños inventores abrumados por costes, demandas y procesos judiciales. Por el momento, aquí tenéis una página que explica qué se puede patentar y cómo y un interesante artículo sobre el tema en el ámbito de las TIC. De todas formas, siempre, SIEMPRE, hay que poner un abogado especializado de por medio.
  • Diseño Industrial: permite la protección únicamente de la apariencia o forma externa de la totalidad o de una parte de un producto. El título otorga protección durante 5 años, renovables en periodos de 5 años hasta un máximo de 25.
  • Registro Notarial puede también utilizarse para tener una prueba de autoría. No es la forma más segura ni la más barata de proteger un activo pero sí puede ser un mecanismo de defensa aceptable ante litigios.
  • Publicaciones defensivas: Aunque puede parecer un contrasentido, una de las formas más efectivas de proteger el capital intelectual es hacerlo público. Esta publicación evitará que otros, haciendo ingeniería inversa, obtengan una patente (la novedad es necesaria) que impediría que el autor genuino pueda solicitarla, explotarla o, incluso, utilizarla en el futuro (la historia de la ingeniería está plagada de ejemplos).
Decidir qué mecanismo emplear resulta realmente complicado. Os dejo aquí una herramienta para tomar esta decisión (fuente OEPM):



INNOVACIÓN ABIERTA

Cada vez es más frecuente que las empresas renuncien al secreto industrial o a la obtención de patentes en favor de una innovación abierta y/o distribuida.

 Bajo esta decisión estratégica subyacen diferentes motivaciones. Por una parte, supone un ahorro importante de costes al no ser necesario invertir recursos en guardar el secreto o proteger las inversiones. Por otra, aumenta la reputación de la empresa en un determinado sector desde un primer momento y, en cierta medida, disuade a la competencia.

Os pongo un ejemplo que ha aparecido en prensa apenas hace unos días. Airbus y Altran han diseñado un silla de ruedas que permitirá a una persona discapacitada subir al Kilimanjaro (más información...), proeza que, si todo va bien, acontecerá el próximo Septiembre (¡suerte Hugo!).

Este desarrollo entra dentro de las políticas de Responsabilidad Social de ambas compañías y no busca, por tanto, beneficio comercial alguno (al menos directo). Sin embargo, la silla en sí misma podría ser patentada por otra compañía alegando que llevaba ya tiempo trabajando en un diseño similar. La publicación de la noticia ya debería disuadir a este tipo de intrusos pero, para asegurarse que no podrán ser patentados ingenios similares, Airbus va a hacer públicos los planos de la silla (publicación defensiva).

Otra tendencia cada vez más presente es optar por la cocreación en donde la empresa busca innovar compartiendo experiencias con los clientes y usuarios. 

EN LA CUARTA PARTE

El la última entrega espero poner un poco de orden en todos estos procesos siguiendo la estructura propuesta por la norma UNE 166002 y hablar de cómo es posible integrar la I+D+i con el resto de los sistemas de gestión.


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