Los Retos para el Departamento IT en el nuevo Ecosistema Digital (I)

El pasado mes de Mayo presente una ponencia en el congreso ITGSM15 del ITSMF en la que intentaba analizar los retos que, para el Departamento de Sistemas de una organización, supone la revolución tecnológica que se está produciendo en estos últimos años.

Aquí os dejo la presentación aunque, me temo, que os resultará más útil con algunas explicaciones adicionales.

También os dejo un vídeo que ha publicado ITSMF recientemente. Es sólo un trailer, pero espero que es resulte interesante:

¿QUÉ ES UN ECOSISTEMA DIGITAL?

De forma simplificada, podemos entender un Ecosistema Digital como el conjunto de soluciones tecnológicas que rodean a una organización o a un individuo.

Exceptuando algunos irreductibles galos que aún intentan sobrevivir aislados de las bondades (y maldades) del nuevo ecosistema digital, el resto de vosotros seguramente viváis rodeados de dispositivos electrónicos.

Con seguridad utilizáis un ordenador en el trabajo y, probablemente, tengáis algún portátil en casa, una o varias tablets, un móvil inteligente, algún dispositivo para escuchar música, una televisión inteligente, una consola de juegos y, si sois deportistas, una de esas nuevas pulseras que controlan la actividad física.

Estos dispositivos, junto a las aplicaciones que soléis utilizar, los lugares en Internet que vistáis o las redes sociales de vuestra preferencia constituyen vuestro ecosistema digital. Es un lugar único y totalmente personalizado cuya extensión crece día a día tras la explosión tecnológica que se está produciendo en los últimos tiempos.

¿ESTÁ EL DEPARTAMENTO DE IT PREPARADO?

Cuando comencé a preparar la ponencia, pensé en preguntar a los asistentes si  disponían de un móvil inteligente, pero desistí rápidamente pues sabía la respuesta: todos. También tenía una idea clara sobre las Apps que casi todos los presentes utilizarían diariamente: algún lector de correo como gMail o OutLook, WhatsApp o Skype para mensajería instantánea, otras para conectarse a las redes sociales más populares (Facebook, LinkedIn, Google+, Twitter) y, dado que me encontraba en un entorno profesional eminentemente tecnológico, algunas más para tomar notas como EverNote o OneNote, algún sistema de almacenamiento en Cloud como DropBox o Google Drive y algunas herramientas ofimáticas o de gestión como Office365 o Slack. Son sólo algunos ejemplos, también tenemos navegadores como TomTom o Google Maps, asistentes personales como Siri, Cortana o Google Now.

Yo no soy diferente. ¿Y vosotros?, ¿He acertado?. Seguramente sí. Al menos así lo afirma Nielsen en su informe sobre el uso de tecnologías móviles del segundo semestre de 2014.

Sin embargo, sí realicé una pregunta a la audiencia de la que también sabía la respuesta:

¿Cuántos de vosotros utiliza una App desarrollada por vuestra empresa de forma habitual?. 

Menos manos que dedos en el horizonte como cabía esperar.

¿No os parece raro?. Las empresas invierten ingentes cantidades de dinero en equipos, aplicaciones y redes, los entornos de trabajo son cada vez más digitales (si se cae la red el 90% de los empleados no tienen más remedio que ir a tomar un café incapaces de continuar trabajando). Y, sin embargo, parece que casi ninguna se muestra capaz de ofrecer algún software que nos permita trabajar directamente con nuestro móvil.

Esa inocente pregunta y la ausencia de respuestas afirmativas en la audiencia presente en un congreso especializado en tecnología refleja, en definitiva, las carencias de los departamentos de IT para enfrentarse (o para sobrevivir) a la explosión del ecosistema digital que se está producienco en estos momentos.

Y cuando hablamos de carencias o riesgos también debemos hablar de retos y oportunidades. Para exponerlos he imaginado 5 paradojas que expondré en las dos entregas de esta serie (últimamente estoy cogiendo la mala costumbre de extenderme demasiado en los artículos, mis disculpas)

LA PARADOJA DE LA CASA DE LA PRADERA

En la imagen podéis ver a Manuel, un ejecutivo de cuentas, cuya empresa le ofrece un portátil de hace un par de años, un móvil medio obsoleto y un troler para mantenerse conectado en sus frecuentes viajes. Ah! y esa hipotética App (que he querido representar con la letra Landa) que debería facilitarle la vida pero que pocos conocemos.

Sin embargo, Don Manuel cuando llega a casa, se transforma en Lolo, un friki tecnológico, que ha adquirido un Ultrabook, una Tablet y un SmartPhone de nueva generación que le permiten sacar el máximo partido de toda esa serie de Apps de las que hemos hablado para mantenerse conectado o trabajar en sus propios proyectos. Además, es deportista así que, seguramente, ya haya comprado una pulsera para controlar su actividad física y tiene hijos así que dispondrá de una o varias consolas de juegos y una televisión inteligente. Tampoco podrá resistirse durante demasiado tiempo a las bondades de los SmartWatch o las promesas de los nuevos dispositivos de realidad virtual como Oculus Rift.

En definitiva, contra toda lógica, los ecosistemas digitales de Manuel y Lolo son completamente diferentes lo que nos lleva a la primera paradoja:

La Paradoja de la Casa de la Pradera Disponemos de mejor tecnología, conexiones más rápidas y mejores servicios a nivel particular que en nuestra empresa.

LA PARADOJA DEL REY MIDAS

Podríamos pensar que esta disparidad es consecuencia de una mera cuestión presupuestaria.

Sin embargo, no resulta tan caro como pudiera parecer dotar a todos los empleados de una empresa con la última tecnología. Vamos a ver cuánto costaría ofrecer a Manuel algo más decente.

Podríamos comprar a cada empleado un UltraBook Sony Vaio Fit que, amortizado en 3 años, supondría unos 300€ anuales. Para el SmartPhone podríamos optar por un BQ Aquarius (arriba esa tecnología española) que, a dos años, nos costaría unos 100€ más. Y para trabajar podríamos contratar una versión básica de Office365 (acceso Online y Offline a todas las aplicaciones ofimáticas de Microsoft más un Tera de almacenamiento en Cloud) y, si es necesario, extenderlo con Microsoft Project (300€ más).

En total unos 740€/año que podríamos reducir a menos de 500€ si renunciamos al Project en favor de otras herramientas más económica como Asana, Trello o Slack o adoptar las soluciones de Google Apps for Work renunciando al tremendo potencial, a veces innecesario, ofrecido por Microsoft cuando hablamos de herramientas ofimáticas.

Podéis obtener más detalles en el artículo "¿Cuánto cuesta independizarse tecnológicamente?" que escribí hace unos meses.

Sé que es un estudio muy simplificado, casi infantil, pues olvida algunos costes adicionales como los relacionados con las comunicaciones y el personal de mantenimiento. Pero también he utilizado precios de mercado que podrían reducirse drásticamente si disponemos de un buen negociador en el Departamento de Compras.

Valga sin embargo para exponer un hecho: las empresas deberían poder afrontar una inversión que casi todos podemos permitirnos a nivel particular.

Descartada la cuestión pecunaria, otros motivos deben subyacer tras esta limitación. Seguramente se hallen comprometidas inversiones previas que deben ser amortizadas, se esgriman argumentos relacionados con la seguridad o, simplemente, los cambios tecnológicos hayan pillado desprevenido al Departamento de IT.

Y en este punto llegamos a las dos siguientes paradojas:

La Paradoja del Rey Midas Mantenerse actualizado tecnológicamente supone un coste relativamente bajo que no es asumible por la empresa al estar maniatada por amortizaciones, restricciones de seguridad, desconfianza o reticencias al cambio.

La Paradoja de David y Goliat Cuanto más pequeña es la empresa más rápidamente puede reaccionar y cambiar ante los nuevos avances tecnológicos

EN LA SEGUNDA ENTREGA

Aún quedan por exponer dos paradojas más:

• La Paradoja de Aquiles
• La Paradoja del Gran Hermano

Y sacar algunas conclusiones, pero será en la próxima entrega

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