Dada la variedad de estas herramientas, se ha dividido el artículo en dos partes. En la primera hablaremos de la configuración general del sistema, reservando la segunda para profundizar en cada uno de los mecanismos de gestión disponibles.
Para facilitar el seguimiento, iremos construyendo un Portal de Proyecto, un ejemplo sencillo que enlazaremos también con el Portal Corporativo del que hablamos en entregas anteriores de la serie (consultar...).
CONTEXTO GENERAL
Cada uno de los proyectos dispondrá de un espacio de almacenamiento propio y personalizado en la Nube (en el Drive de la organización) y de un Portal Web (un Site) específico donde el Jefe de Proyecto, los Equipos de Desarrollo y, ¿por qué no?, los Clientes (consultar "¿Debo dar acceso a los clientes al Workplace?") dispondrán de diferentes herramientas de gestión.
La combinación DRIVE/SITE para cada proyecto permitirá acceder a la documentación corporativa y específica del proyecto, establecer un calendario de entregas, hacer un seguimiento de las incidencias y problemas que vayan surgiendo, gestionar los riesgos del proyecto, asignar tareas a los miembros del equipo de desarrollo, ofrecer acceso limitado al cliente, etc.
Para facilitar las labores de creación de estos Espacios de Trabajo, haremos un uso intensivo de diversas plantillas que podremos aplicar al diseño del sitio asociado a cada proyecto, a la estructura del Repositorio de Documentación y a cada uno de los mecanismos de gestión.
REPOSITORIO DE DOCUMENTACIÓN
La documentación del proyecto quedará almacenada en Google Drive, en una sección específica diseñada para tal efecto. ´
Hasta ahora (más...), hemos creado un espacio para la documentación corporativa dividido en dos secciones: un Área Privada, donde trabajan los Propietarios de los Procesos, y un Área Pública a la que accede el conjunto de la organización para consultar las versiones definitivas de cada procedimiento, instrucción técnica o plantilla.
Ampliamos ahora el Área Pública para incluir una sección en donde crearemos las Estructuras de Carpetas que, más tarde, asociaremos al Repositorio de Documentación de cada proyecto. La idea es copiar la estructura que corresponda cada vez que arranquemos un nuevo proyecto (es un proceso que se puede realizar automáticamente, pero requiere conocimientos de programación por lo que queda fuera del alcance de esta serie de artículos)
Como podéis apreciar en la imagen, no hay un estructura única sino varias personalizadas para cada tipo de proyecto. Es un tema importante pues cuanto más específicas sean las herramientas que ofrecemos, más facilitaremos el trabajo de los Jefes y Equipos de proyecto.
En el ejemplo, he creado una estructura de carpetas para proyectos llave en mano siguiendo las fases de un ciclo de vida clásico (establecimiento, arranque, ejecución, cierre y control y seguimiento). Y otra para Servicios, alineada con parte de los procesos definidos en la norma ISO 20000 (establecimiento del servicio, diseño, plan de transición, operación, cierre, control y seguimiento y mejora continua). Nada nos impide crear otras estructuras para cubrir metodologías de gestión como, por ejemplo, SCRUM.
El siguiente paso es crear una sección más en el Drive en donde iremos documentando cada proyecto.En el primer nivel encontraremos la lista de los clientes de la empresa y, en un segundo nivel, los proyectos que estamos desarrollando para ellos.Como ya he comentado, deberemos copiar la estructura de carpetas que mejor se adapte a cada tipo de proyecto en este espacio. En el ejemplo, he traspasado la correspondiente a un proyecto llave en mano.
Finalmente, asignaremos permisos a cada una de las carpetas. El Jefe de Proyecto tendrá acceso completo mientras que podremos limitar el acceso en algunas secciones al equipo de desarrollo (quizás no nos interese que puedan acceder a la oferta económica del proyecto).
Se ha añadido a la estructura básica una carpeta, el "Área de Clientes", en la que iremos publicando sólo la documentación del proyecto que vamos entregando. Aunque es posible darles un acceso más amplio a las carpetas de trabajo, es una buena práctica crear una sección específica, asegurando así la seguridad y confidencialidad de la información del proyecto (consulta "¿Debo dar acceso a los clientes al SGC?").
La sección, "Documentación de Referencia", por ser la última no es menos importante. En ella pondremos a disposición de los equipos las normas de aplicación, documentación proporcionada por el cliente o legislación que debamos considerar en el desarrollo del proyecto. Nos os olvidéis de ella; además se ser un punto requerido en la mayoría de las normas, casi siempre prestamos poca atención a este tema y descubrimos demasiado tarde que nuestro producto, aún sin defectos, no es aceptado al no cumplir con los requisitos normativos, reglamentarios o legales impuestos por el cliente.
EL PORTAL DEL PROYECTO
Con el tiempo, quizás descubramos un cierto nivel de caos en esta estructura de carpetas que, poco a poco, se ira plagando de documentos de trabajo y otros contenidos de dudosa procedencia. Para poner orden en este caos y, sobretodo, para ofrecer herramientas de gestión más avanzadas, podemos crear un Portal Web para el proyecto (a través de Google Sites). Estos sitios específicos, quedarán enlazados con el Espacio de Trabajo Corporativo, centralizando así el acceso a toda la información de la organización (ver ejemplo...)Google Sites ofrece diversas plantillas para crear Portales Web que incorporen facilidades para la gestión de proyectos. Yo he elegido la denominada "Project Work Site" que podéis encontrar dentro de la categoría de Colaboración Empresarial.
Tras seleccionarla, y realizar unas labores sencillas de personalización, conseguiremos un portal similar al que se muestra siguiendo el enlace:
Sin apenas esfuerzo, tenemos ya un espacio en la Nube (accesible también desde dispositivos móviles) que ofrece las siguientes funcionalidades:
- Consultar la Ficha del Proyecto
- Acceder a la Documentación Corporativa relevante (procedimientos, instrucciones técnicas, plantillas y modelos)
- Acceder y actualizar la Documentación del Proyecto incluyendo un sistema integrado para el Control de Versiones
- Definir y Controlar la Lista de Entregas
- Gestionar Incidencias y Problemas que vayan surgiendo en la fase de ejecución del proyecto
- Definir y seguir los Riesgos
- Asignar Tareas
- Disponer del Calendario del Proyecto
- Consultar los Últimos Cambios y Noticias relacionadas con el proyecto
- Incorporar Lecciones Aprendidas
- Ofrecer acceso (aunque sea limitado) a los clientes
- Comunicarse por Mensajería Instantánea o Vídeo-Conferencia
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