La importancia de las reuniones. Las omnipresentes, odiadas y temidas reuniones. Todos las sufrimos, todos las necesitamos. Son ladrones de tiempo para la mayoría y la única forma de comunicar, implicar o motivar para el resto.He tenido algunos grandes jefes y otros muy pequeños. Uno de los primeros me dijo una vez: "nunca organices una reunión sin saber cuál va a ser el resultado", que equivale a decir, "nunca abandones una sala sin haber conseguido lo que buscabas", recomendaciones que he seguido al pie de la letra desde entonces.
Sin negar (aunque sin compartir completamente) la necesidad o utilidad de algunas sesiones, orientadas a fomentar la colaboración, la cohesión del equipo o la generación de ideas (recordemos aquellas tormentas de ideas tan populares hace unos años), voy a centrarme en las más habituales, al menos en el entorno en donde se desarrolla mi actividad profesional.
Son aquéllas organizadas por un gestor con su equipo o con sus iguales. La temática puede ser variada pero el resultado debe ser siempre el mismo: conseguir cumplir los objetivos que nos hemos marcado. Parece obvio pero en demasiadas ocasiones me encuentro participando en reuniones anárquicas, sin saber muy bien qué hago allí, con la clara sensación de que el organizador tampoco lo tiene claro.
REUNIONES CON EL EQUIPO
Aunque existen loables iniciativas en sentido contrario -como la Holacracia propuesta por empresas tan punteras e innovadoras como Valve (ver "Los Empleados Satisfechos con un Gran Negocio")- en la mayoría de las empresas no existe la democracia.
Hay una persona (gestor, responsable, coordinador, jefe) que organiza el trabajo, que toma decisiones y que debe cumplir unos objetivos. Y hay un equipo que debe ayudarle en esta misión. La mejor forma es, desde luego, transmitir a cada persona parte de estos objetivos hasta conseguir que los hagan suyos, pero esto es otra cuestión.
Supongamos que te asignan un nuevo proyecto que debes completar en seis meses. Sin más preparación convocas al equipo de desarrollo, expones el problema y escuchas las propuestas. Tres horas después seguiréis discutiendo y puede que, al final, consideréis oportuno realizar una votación para tomar las decisiones que han causado el conflicto. Quizás así consigas terminar con esta reunión infernal aunque sólo para descubrir que no va a ser posible hacer el proyecto en menos de un año o que nadie está dispuesto a realizar ciertos trabajos.
Es un ejemplo un tanto forzado pero muestra el sinsentido de esta estrategia. Lo lógico es haber preparado antes una primera aproximación de la planificación y asignando los trabajos a las personas que consideres más adecuadas para llevarlo a cabo. Quizás prefieras guardar estos planes debajo de la mesa y dejar que tus colaboradores los descubran por sí mismos, pero siempre deberás guiar el debate hacia el resultado que esperas (ya hemos hablado de escuchar y de ser flexible).
En definitiva, al entrar en una reunión debes saber cómo vas a salir de ella. Debes escuchar y ser flexible pero también guiar los debates y, siempre, tener claro qué esperas conseguir.
REUNIONES CON IGUALES
En el primer caso, y si no os sobra tiempo, quizás resulte más efectivo invitar a un café a cada uno de ellos. Eso sí, recuerda que estás trabajando, muchas veces se pierde lo ganado tras pulsar el botón de la máquina dispensadora.
En el segundo, corres el riesgo de mostrar cierta debilidad. Tu trabajo no puede depender de la opinión de otras personas; ellos tienen sus funciones y tú las tuyas. Si no aciertas, no vas a poder traspasar el fracaso a estos consejeros altruistas.
Por tanto, si te ves obligado a mantener una reunión con tus iguales, probablemente necesites conseguir su apoyo para algún proyecto. Si es el caso y sales de la sala sin haber conseguir dicho soporte, evidentemente, habrás fracasado. Al menos yo, no me atrevería a decirle a mi jefe que el proyecto en el que ha puesto sus expectativas va a ser cancelado porque no he conseguido el suficiente apoyo de la organización.
Si en alguna ocasión es importante preparar convenientemente una reunión es éste, cuando necesitas la ayuda de otras personas. Aquí es crítico preparar una lista con TODAS las posibles preguntas que esperas tener que contestar y la forma en que darás respuesta. Debe ser una lista exhaustiva, personalizada para cada uno de los asistentes. Todo el tiempo que puedas dedicar a confeccionar esta lista es tiempo ganado.
Igual de importante es controlar la reunión, ahora un tanto más complicado al no disponer del apoyo de la jerarquía. Es importante evitar enfrentamientos y dedicar demasiado tiempo a mantener discusiones infructíferas. Buscas su apoyo, no su visión sobre cómo deberías realizar tu trabajo.
REUNIONES CON TUS SUPERIORES
¿Qué os voy a contar sobre su importancia?, pero mejor las dejaremos para otra ocasión
EL TIEMPO
Has decido mantener una reunión semanal de dos horas con las cinco personas claves de los equipos que coordinas. Está bien, hay que preparar la semana y revisar el estado de los proyectos.
Cada uno de estos colaboradores dedicará un mínimo de dos horas para preparar la reunión (una estimación bastante comedida); van a trabajar, no al teatro. Así que estas sesiones supondrán una inversión de 960 horas (48 semanas x 5 personas x 4 horas). Teniendo en cuanta que, seguramente, tus colaboradores clave ganen el doble que el resto del equipo (una estimación muy optimista), la cifra aumenta hasta las 1920 horas. Es decir, tu inversión en fomentar el trabajo en equipo supone renunciar a incorporar una persona más a tu departamento.Puede ser necesario, no lo niego, pero merece al menos una reflexión.
En una ocasión reuní a tres personas para una reunión de seguimiento. Les pregunté si habían entregado, me dijeron que sí. Les pregunté si se había presentado algún problema, me dijeron que no. Y les dejé marchar.Tardamos menos de tres minutos en total y todos nos fuimos satisfechos de la reunión. No es el caso más habitual. Las respuestas suelen ser justo las opuestas: "no hemos entregado", "vamos a tener problemas". Pero cuando ocurre un milagro de esta magnitud, hay que saber aprovechar la ocasión. Si una reunión termina a los cinco minutos de haber comenzado, mejor.
RECOMENDACIONES
- Prepara de forma exhaustiva cada reunión.
- Imagina tus respuestas a todas las posibles cuestiones
- Conoce a los asistentes e intenta prever cuál será su comportamiento
- Si la reunión no es importante para ti, si la consideras un mero trámite, ¿qué esperas que estarán pensando el resto de los asistentes?
- Ten claros los objetivos y lo que esperas conseguir.
- Dirige la reunión para alcanzar estos objetivos, la democracia no existe en el seno de las organizaciones
- Nunca abandones la sala sin haber cumplido dichos objetivos.
- Si una reunión dura 5 minutos mejor. No alargues la sesión sólo para aprovechar el tiempo reservado por los asistentes. Seguro que saben cómo sacarle provecho a cualquier minuto extra que les regales.
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