Los grandes actores de Internet han actuado siempre al margen del mercado corporativo. Seguramente su alto potencial de crecimiento ha motivado este menosprecio.Sin embargo, en los últimos años todos ellos han iniciado una aproximación al mundo empresarial. No en vano, se estima que el mercado de las comunicaciones unificadas empresariales moverá 23.000 millones de dolares en 2019 (fuente...)
Y es una gran noticia para las empresas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas pues pueden ahora disponer de unos servicios de alto valor añadido por un coste realmente asequible.
Durante unos años se han dado situaciones un tanto paradójicas en las que los empleados disponían, a nivel personal, de herramientas mucho más poderosas de las que les ofrecía su propia empresa por muy avanzada tecnológicamente que ésta estuviera. Ahora todo ha cambiado. Gracias a los últimos movimientos, cualquier empresa puede lidiar con los mejores buscadores (Google), ofrecer a los empleados un espacio prácticamente ilimitado en la nube (DropBox, Google Drive, OneDrive) o facilitar el trabajo de los equipos y el intercambios de conocimiento (Slack, Yammer, Google Hangouts). Y todo ello cumpliendo una promesa desde hace demasiado tiempo anhelada: acceder a la información en cualquier momento, desde cualquier lugar y por cualquier medio.
PRINCIPALES PROPUESTAS
La suite de Google es poderosa. Junto al buscador ofrece almacenamiento en la nube (Google Drive), portales colaborativos (Google Sites y Google Groups), redes sociales (Google+), servicios de comunicación (Google Hagouts, la evolución de Google Talk) y canales para publicar y compartir vídeos (YouTube). Su gran problema ha sido siempre la falta de una estrategia claramente definida lo que ha supuesto una escasa integración de estas herramientas y muy poca estabilidad en las propuestas. Si habéis trabajado con Google Apps, habréis comprobado que las funcionalidades cambian cada mes (a mejor, pero este hecho sólo demuestra las carencias previas) y las dificultades para administrarlas a nivel corporativo.
Algo más modestas han sido las recientes adquisiciones de Acompli (cliente de correo electrónico) y Sunrise (App móvil para gestión de calendarios) más información) dentro de su nueva estrategia "Cloud and Mobile First".
Estas herramientas de comunicación combinadas con Azure (el servicio IaaS), OneDrive (almacenamiento en la Nube), Office 365 for Business y la plataforma Sharepoint de cosecha propia seguramente convierten a la oferta de Microsoft en la mejor combinación de servicios posible. Sólo el el buscador (me temo que Bing aún tiene un largo camino por recorrer si quiere equiparse con Google) y su penetración en el mercado móvil pueden alejarle del liderato en esta carrrera.
De todas formas, veremos que ocurre si se cumplen las promesas de Windows 10 (gratuito, integrado con XBox, multiplataforma, lenguaje natural a través de Cortana, Holografías)
Actores algo menos conocidos como Slack, una plataforma diseñada específicamente para favorecer el trabajo en equipo integrando herramientas de mensajería instantánea, un espacio de almacenamiento compartido en la Nube y un potente buscador, han apostado por ofrecer sus servicios a las empresas.Nada es especialmente innovador en esta plataforma, su grandeza radica en la buena integración de todas las herramientas y su facilidad de manejo. Una buena opción para las pequeñas empresas e incluso a nivel personal para trabajar con tu grupo de colaboradores.
Por cierto, aunque Slack es una empresa muy joven, ostenta un curioso récord: es la empresa que más rápidamente ha crecido en valor en la historia (YouTube alcanzó los 1650 millones en 20 meses, Groupon tardó 17 en superar los mil millones, Slack lo ha conseguido en apenas 14)
Es, probablemente, la mejor plataforma en su sector (rápida, segura, fiable, fácil de usar, intuitiva) aunque adolece de otros servicios como la mensajería instantánea o una red social integrada.
En consecuencia, en el mercado profesional se ve seriamente amenazada por Google Drive o las propuestas combinadas de Microsoft (OneDrtive, Office 365, Sharepoint)
Los primeros rumores se escucharon en Noviembre del año pasado y ahora, en Enero de 2015, Facebook at Work es ya una realidad. Por el momento, sólo algunas empresas privilegiadas pueden acceder a este nuevo servicio pero no tardará en estar disponible para la gran mayoría. Aunque, por el momento, Facebook respeta la independencia de WhatsApp, veremos si se decide a sacar un mayor rendimiento a los 21.800 millones de dólares invertidos ofreciendo una versión privada para las empresas.
En combinación con Notes (gestión documental), Dominio (aplicaciones de gestión), Verse (el nuevo sistema de correo electrónico de IBM que ya incorpora técnicas de Machine Learning) y Watson (inteligencia artificial), podría hacer resurgir de sus cenizas al gigante caído.
Curiosamente LinkedIn, un servicio orientado al entorno profesional, también anda algo retrasado aunque recientemente ha anunciado que comenzará a ofrecer algunas se sus herramientas a las empresas.
Sólo Apple parece ajena a esta carrera por el nuevo nicho de mercado, quizás escarmentada por una larga historia de fracasos relativos en este sector. Llama la atención la gran penetración de los dispositivos de Apple en las empresas, muchos de ellos comprados por los propios trabajadores, y la falta de interés del gigante americano por ofrecer servicios empresariales.
LUCES Y SOMBRAS
La globalización de este tipo de servicios tiene indudables ventajas:
- Por un coste reducido se puede acceder a servicios de alto valor añadido evitando inversiones en infraestructura y personal de mantenimiento
- La continuidad del negocio está asegurada. Prácticamente todos los proveedores garantizan ese famoso 99,99% de disponibilidad
- Se favorece la Gestión del Conocimiento y la Colaboración gracias a los espacios compartidos, las herramientas de comunicación, los buscadores avanzados, los algoritmos de Gamificación (ver Aplicaciones de la Gamificación en los Sistemas de Gestión) y Recompensa (ver Los Algoritmos de Recompensa en las Redes Sociales)
- Se dispone siempre de la tecnología más avanzada cuya utilidad está, además, ampliamente contrastada. Cualquier avance en los servicios que estos proveedores ofrecen públicamente se transmite automáticamente a la versión empresarial. Tanto Google como Facebook y Microsoft están utilizando Deep Learning y otras técnicas de inteligencia artificial para la comprensión del lenguaje natural (lo que supone unos buscadores más avanzados y traductores en tiempo real) y el reconocimiento de imágenes. Tan pronto como estén listas las tendrás en tu empresa.
- Los empleados están familiarizados con estos servicios y, en consecuencia, se facilita su introducción en la empresa. ¿Quién no sabe usar el buscador de Google? ¿Cuántos de nosotros utilizamos DropBox o Google Drive? ¿Quién no dispone de una cuenta en Facebook? (esta última pregunta es fácil de responder: yo y prácticamente nadie más)
- La escalabilidad deja de ser un problema. Pagas un poco más y los Gigas se convierten en Teras diez minutos después. Estáis creciendo y el año que viene seréis el doble de personas. No hay problema, Facebook tiene más de mil millones de usuarios activos, unos cuantos cientos más no le van a suponer ningún problema (más información...).
- Aunque seguramente los servicios de Google o Dropbox sean mucho más seguros que los de cualquier otra empresa, también están más expuestos y, en consecuencia, la seguridad puede convertirse en un problema. El 2014 ha sido un año especialmente pródigo en ataques de hackers a grandes corporaciones. Basta recordar los casos de Sony, Facebook, Dropbox, eBay, Apple o del propio Google (os asombrarán los detalles que encontraréis en esta página). Pasar desapercibido se convierte así en la mejor defensa. Aunque no lo creas, hay muy poca gente interesada en quebrantar los sistemas de una empresa de tamaño medio, la mayoría son o han sido empleados.
- Confiar datos sensibles a un tercero es también otro gran quebradero de cabeza para algunas empresas. Si trabajas en un proyecto para Defensa o es crítico mantener un proyecto en el más estricto secreto, ofrecer un alojamiento en la Nube a los equipos de trabajo no es la mejor opción. Conseguir que tu cliente lo admita, una misión imposible.
- Las plataformas Web 2.0 y las Redes Sociales son por naturaleza (y por diseño) sistemas abiertos. En su versión empresarial se intenta limitar este hecho que es a su vez una ventaja y un inconveniente. Si así lo quieres, puedes abrir la plataforma a tus clientes y proveedores para, por ejemplo, compartir con ellos ideas y experiencias e implantar una cultura de co-creación. Pero debes mantener tu red bajo control y esto no siempre es tan sencillo. ¿Y si un empleado comienza a invitar a sus amigos a la red social de tu empresa?. Si cada persona dispone de un perfil profesional y otro personal en Facebook, ¿no le resultará relativamente sencillo transferir información de uno a otro?. Evitar la fuga de información en la actualidad, cuando cualquier persona puede llevar en el bolsillo un chip de memoria de 64 Gigas, no es un problema nuevo pero este tipo de servicios da una vuelta de tuerca más a esta problemática.
- La integración con el resto de los sistemas corporativos no es inmediata. Algunas empresas pueden delegar sin problema todos los servicios informáticos. No les resulta igual de sencillo a otras en las que las nuevas plataformas deben convivir con otros sistemas como, por ejemplo, un ERP o un CRM. Si has implantado un sistema de Gestión por Competencias, ¿los empleados deben duplicar esfuerzos para mantener actualizados sus perfiles también en Facebook, LinkedIn o Google+? ¿Qué haces si ya dispones de una herramienta de Gestión de Proyectos que también ofrece facilidades para trabajar en equipo? ¿Prescindes de ellas?. Si lo haces quizás facilites la colaboración pero perderás las ventajas que ofrece el sistema integrado.
- Pierdes el control. ¿Qué ocurre si Google decide ofrecer un nuevo servicio en el cual no estás interesado o que consideras potencialmente peligroso para tu organización?. Normalmente podrás evitar que se activen ciertas herramientas pero nada te asegura que siempre puedas hacerlo. Tu proveedor puede alegar que son una parte vital de la plataforma. Mucho peor lo tienes si deciden retirar alguna herramienta crítica para el funcionamiento de tu empresa. Te avisarán con tiempo pero, ¿qué haces si no te ofrecen alternativas?. Llevando esta reflexión al extremo, ¿qué ocurre si Facebook decide usarte como conejillo de indias para probar un nuevo algoritmo de clasificación cuyo objetivo sea desanimar a tus empleados?. Ya lo ha hecho una vez, enviando noticias negativas a cientos de miles de usuarios para ver si cambiaba su estado de ánimo. ¿Qué le impide hacerlo con tu empresa? (más información...)
- Tampoco es sencillo afrontar los cambios en la plataforma aunque los consideres beneficiosos. La mayoría de los proveedores actualizan sus herramientas continuamente con las mejores intenciones. Algunos cambios son importantes y suponen un pequeño o gran esfuerzo para los usuarios. Éste es asumido en el espacio público, al fin y al cabo son servicios gratuitos. Pero los cambios pueden suponer un coste y la perdida de valiosas horas de trabajo en una empresa.
UN NUEVO RETO PARA EL DEPARTAMENTO DE IT
Una empresa de 20.000 personas necesita una importante inversión, tanto en software como en hardware, para mantener un servicio tan básico como el correo electrónico. Necesita disponer de un Centro de Proceso de Datos, instalar media docena de servidores, disponer o contratar sistemas de respaldo tanto para realizar copias de seguridad como para asegurar la continuidad del negocio. También debe preocuparse de la seguridad instalando firewalls, proxys, anti-virus, anti-spam y anti-malware. Debe, además, contratar a un tropel de técnicos para mantener los sistemas, atender incidencias y dar soporte a los usuarios.
Y no acabo de entenderlo. ¿Qué puede ser mejor para un CIU que ofrecer un mejor servicio, aumentar el valor que aporta al negocio por un coste más bajo? El trabajo va a cambiar, desde luego, menos hardware y más software. Pero IT seguirá teniendo un papel fundamental en la empresa. Los sistemas deben integrarse, probablemente haya que adaptar o configurar los servicios de los proveedores y, seguramente, desarrollar nuevas funcionalidades.
Mantener servidores para el correo electrónico, instalar sistemas para la gestión documental o herramientas para facilitar la comunicación instantánea pronto dejará de tener sentido. Pero no hay de qué preocuparse: trabajo no va a faltar.
Ya deberíamos estar pensando en cómo instalar una red híbrida en la Nube que nos permita mantener protegidos en casa nuestros documentos más sensibles. BigData es otra realidad que, según el tipo de empresa, puede aportar un gran valor al negocio. En breve asistiremos a la llegada de los sistemas de localización in-site que permitirán, por ejemplo, ofrecer ayuda al trabajador en función del lugar en donde se encuentre o indicarle donde tiene un puesto disponible en las nuevas oficinas abiertas. También aumentarán el número de sensores disponibles, tendremos que estudiar cómo sacar partido a los nuevos wearables o sacar partido de los nuevos algoritmos que propone la Inteligencia Artificial. No tardarán mucho más en llegar robots cada vez más inteligentes a las empresas para realizar tareas básicas y otras más avanzadas.
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